Jika Anda akan mengirim surat melalui faks, ikuti aturan tertentu saat membuat surat agar dibaca oleh penerima dan tidak langsung dikirim ke keranjang sampah.
instruksi
Langkah 1
Tulis surat dalam editor teks MS Word atau menggunakan template yang dapat dipilih di MS Publisher (dengan logo perusahaan). Jika Anda akan mengirim tabel, penggunaan MS EXEL juga dapat diterima. Gambar harus memiliki ekstensi.jpgG.
Langkah 2
Ukuran surat standar yang dikirim melalui faks adalah satu halaman A4. Font - setidaknya ukuran 10 poin. Karena itu, jangan sebarkan pikiran Anda di sepanjang pohon sehingga Anda tidak perlu mengirim surat di beberapa halaman. Dan jangan mencoba memasukkan semua informasi yang menurut Anda perlu pada satu halaman menggunakan ukuran font mendekati nol.
Langkah 3
Jadilah jelas dan ringkas. Jika penerima Anda memerlukan informasi tambahan, tabel informasi, gambar, dia tidak akan ragu untuk memberi tahu Anda tentang hal ini melalui nomor telepon atau alamat email yang ditunjukkan dalam surat Anda. Tulis hanya tentang apa yang mungkin menarik bagi penerima Anda. Jika permintaan telah dikirimkan kepada Anda, harap balas saja.
Langkah 4
Jangan menyisipkan gambar yang terlalu kecil atau gambar dengan grafik yang rumit ke dalam teks, sehingga penerima Anda tidak memiliki kesan "buram" secara harfiah tentang Anda, layanan Anda, dan perusahaan Anda.
Langkah 5
Alamat setiap penerima dengan nama dan patronimik, bahkan jika Anda mengirim surat melalui faks. Pastikan untuk berterima kasih kepada penerima yang telah membaca surat ini, dan baru kemudian lanjutkan ke penyajian informasi yang Anda miliki tentang barang atau jasa Anda, atau jawaban atas pertanyaannya.
Langkah 6
Jika Anda terlibat dalam pengiriman surat komersial, cobalah untuk menarik perhatian klien potensial dengan harga dan diskon untuk barang atau jasa Anda, dengan menyorotinya secara grafis.
Langkah 7
Saat menyelesaikan surat Anda, pastikan untuk mengungkapkan harapan Anda untuk kerjasama lebih lanjut. Tunjukkan alamat, nomor telepon / faks dan email organisasi Anda (walaupun sudah Anda tunjukkan sebelumnya).
